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みなさま、こんにちは! Google Keep の検索機能が非常に快適であるため、これだけでも使う価値があるのではと思っている今日このごろです。


Google Keep は、チェックボクス付きのリストアイテム形式のメモ作成が可能です。


ボックスにチェックをつけることで、そのリストアイテムは取り消し線の表示となるので、対応済みとすることができます。

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このリストアイテム形式メモと、メモのカラーを使い分けることで、期限が異なる重要度に応じた To Do タスク管理を結構カンタンにできます。今回は、その方法をご紹介します。


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リストアイテム形式メモの作成方法

まずは、リストアイテム形式メモの作成方法を見てみます。


ホーム画面からは、上の方にあるgooglekeep_memo_icon11をタップすると、すぐにリストアイテムの作成画面が起動します。

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ここに、どんどん To Do (しなければいけないこと) の項目を記入していきましょう。

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他のメモ作成画面からも、右上のgooglekeep_memo_icon09をタップして「チェックボックスを表示する」を選択することで、リストアイテムを入力することができます。

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To Do の重要度に応じてメモの色を変える

To Do といっても、それぞれで重要度 (期限) は違ってきます。


『今日中』にしなければいけないこともあれば、『今週中』、『今月中』、『期限なし』というものもありますよね。


この重要度の違いによって、メモの色を変えてしまいましょう。これによって、ひと目みるだけでどれから取りかかったほうが良いかがすぐわかります。


例えば、以下のように色分けします。

  • - 『今日中』
  • オレンジ - 『今週中』
  • - 『今月中』
  • 白 - 『3ヶ月後まで』

重要度が増すごとに濃い色にしたほうが、なんとなく「やべ、やらないと!」という感じがするのでそのようにしてみました。


メモの色を変えるには、メモを開いているときに上にあるgooglekeep_memo_icon04をタップすると色選択のポップアップが表示されるので、そこで目的の色に変更します。

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このように、To Do タスクの重要度・期限は、見た目でだいたいわかるようにしておきます。


メモのタイトルには具体的な期限年月日を入れる

色分けしたとしても、To Do 項目を同じメモにどんどん入れていってしまうと内容がダーーーッと長くなって、確認がメンドクサクなってきます。


また、『今日中』と色分けしたからといって、昨日や一昨日実施できずに残してしまったものも同じメモにしてしまうと、「何が手を付けられなかった To Do なのか?」というのもあやふやで管理しにくくなってきます。


そこで、メモのタイトルに To Do 期限となる年月日を入れましょう。『今日中』のメモだったら、作成時に今日の日付 (例えば「2013年4月3日」) をタイトルに入力します。

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『今週中』だったら今週末の日付、『今月末』だったらその月末の日付です。これで、昨日までにするべきだった To Do で残ってしまっているものもすぐ見分けがつきます。ここから、再度期限を変更するのか、誰かに任せてしまうとか他の方法を取るかなど考えていくことができます。

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完了した To Do メモはアーカイブする

完了した To Do メモは、サッとアーカイブしてしましょう。


「もう、このメモみることないわ」というんだったら、削除しても OK です。しかし、何かの区切り (月末や年末など) に To Do を見返して「きちんとできているか」「同じことを繰り返していないか (作業を人に任せたり自動化できないか)」などと振り返ることは非常に有効です。


とくに理由がなければ、メモは削除せずアーカイブすることをオススメします。


※参考
【Google Keep の使い方】整理して重要なメモをすぐ見れるようにする | C-through the Mac

あとがき

重要度は色分けをして、すぐにとりかかるものかどうかを見た目で判断する。具体的な期限はタイトルに記載して、期限が迫ってないか・やり残しがないかどうかを判断する。


これで結構シンプルに管理できるのではと思います。しかし、使っていてひとつ問題がでてきます。他の To Do タスク管理目的ではないメモとどのように共存させるかということです。


これについては、『To Do タスク管理と他のメモは色分けをして判別する』『To Do タスク管理専用の Google アカウントを取得して、To Do タスクだけのメモ一覧を作成する』という対応が考えられます。


「とりあえず始めて見る」という場合で To Do タスク管理メモがそれほど多くなければ、『To Do タスク管理と他のメモは色分けをして判別する』という方法で良いでしょう。


「Google Keep でガンガン To Do 管理するんじゃああぁぁぁぁ」という場合は、『To Do タスク管理専用の Google アカウントを取得して、To Do タスクだけのメモ一覧を作成する』という方法が良いかもしれません。To Do タスクのみ と割りきってしまえば、使い分けもできます。Android であれば、アカウントの切替もカンタンですよー




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